elektronische Kommunikation

Hinweise zur elektronischen Kommunikation mit der Hansestadt

Der E-Mail-Dienst der Hansestadt Wipperfürth dient ausschließlich der dienstlichen Kommunikation. Senden Sie deshalb keine E-Mails privaten Inhalts an E-Mail-Adressen der Hansestadt Wipperfürth.
Es wird darauf hingewiesen, dass neben der Person, an welche Ihre E-Mail gerichtet ist, auch deren Vertretung im Amt einen unmittelbaren Zugriff auf Ihre Nachricht hat. Für Berufsgeheimnisträger und besondere Funktionsträger gelten abweichende Regelungen.

Es wird außerdem darauf hingewiesen, dass die Kommunikation per E-Mail ohne Authentifizierung und Verschlüsselung unsicher ist, da für unberechtigte Dritte grundsätzlich die Möglichkeit der Kenntnisnahme und Manipulation besteht.

Rechtsverbindliche E-Mails an die Hansestadt Wipperfürth:

Ab sofort besteht die Möglichkeit, rechtsverbindliche E-Mails über zwei zentrale E-Mail-Adressen an die Stadt Wipperfürth zu senden. Für diesen Zweck wurden folgende E-Mail-Adressen eingerichtet:
Für die rechtsverbindliche Kommunikation per E-Mail in Angelegenheiten, welche die Umsetzung der EG-Dienstleistungsrichtlinie betreffen:
ea@obk.de (Gebührenpflichtig)
zs@wipperfuerth.de
Für alle anderen Zwecke wird der elektronische Kommunikationsweg (rechtsverbindlichen Kommunikation per E-Mail) derzeit ausdrücklich nicht geöffnet.
Rechtsverbindlichkeit ergibt sich dann, wenn durch Gesetz die Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift vorgeschrieben ist. Die geforderte Unterschrift kann durch die sogenannte elektronische Signatur ersetzt werden. Die bei der Hansestadt Wipperfürth eingehende elektronische Form entwickelt dabei die gleiche Rechtswirkung wie die unterschriebene Papierform.

Um die technischen Neuerungen umsetzen zu können, wurde von der Hansestadt Wipperfürth eine Virtuelle Poststelle (VPS) eingerichtet.

Entsprechend den verwaltungsrechtlichen Vorschriften (§ 3 a Verwaltungsverfahrensgesetz für das Land Nordrhein-Westfalen - VwVfG NRW) ist die rechtsverbindliche elektronische Kommunikation im Verwaltungsverfahren möglich, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet hat. Entsprechendes gilt im Privatrecht (§ 126a BGB).

Der elektronische Zugang (die Übermittlung elektronischer Dokumente) im Sinne des § 3 a VwVfG NRW zur Stadtverwaltung Wipperfürth für eine rechtsverbindliche elektronische Kommunikation zwischen Bürgerinnen, Bürgern, juristischen Personen des privaten sowie des öffentlichen Rechts und der Stadtverwaltung ist  für alle Angelegenheiten, welche die Umsetzung der EG-Dienstleistungsrichtlinie betreffen, eröffnet.

Rechtsverbindliche Mitteilungen und Dokumente können über die von der Hansestadt Wipperfürth betriebene Virtuelle Poststelle (VPS) elektronisch an die Stadtverwaltung gesandt werden. Die in vielen Verwaltungsverfahren benötigte eigenhändige Unterschrift wird hierbei durch die „qualifizierte elektronische Signatur" ersetzt.
Signierte Mitteilungen und Dokumente werden grundsätzlich angenommen. Ein Verfahren wird jedoch nur in Angelegenheiten, welche die Umsetzung der EG-Dienstleistungsrichtlinie betreffen, eröffnet. Das Verfahren wird in diesen gesetzlich definierten Fällen digital weitergeführt. In anderen Fällen kann die verwaltungsseitige Kommunikation auch schriftlich erfolgen.

Die Amtssprache ist Deutsch.

Die Gesamtgröße der eingehenden E-Mails ist auf 10.000 Kb begrenzt. Größere E-Mails werden automatisch abgelehnt.

In vielen Fällen kann eine durch Rechtsvorschrift angeordnete Schriftform durch die sogenannte "elektronische Form" ersetzt werden. Hierfür ist es erforderlich, dass ein Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz versehen sein muss.

Zurzeit können Signaturen folgender Zertifizierungsdiensteanbieter (Trust Center) von der Hansestadt Wipperfürth auf Echtheit und Gültigkeit geprüft werden:

  • S-Trust
  • DATEV eG
  • D-Trust
  • TeleSec
  • TC TrustCenter
  • Deutsche Post Com

Es wird um Verständnis dafür gebeten, dass derzeit Signaturen anderer Anbieter nicht zulassen werden können. Sofern Sie andere Signaturen als die vorstehend genannten verwenden, wird die Schriftform dadurch nicht ersetzt!
Sofern Sie noch nicht die Technik der elektronischen Kommunikation nutzen können, bitten wir Sie -wie bisher - auf die papiergebundene Kommunikation zurückzugreifen.

Sollten Sie E-Mails mit Dateianhängen an die Hansestadt Wipperfürth versenden, so beachten Sie bitte, dass die Stadtverwaltung nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützen kann.
Bei der elektronischen Kommunikation mit der Stadtverwaltung können folgende Dateiformate verarbeitet werden:

  • PDF (Adobe Acrobat, Version 9)
  • DOC bis Office2007 (Microsoft Word)
  • XLS bis Office2007 (Microsoft Excel)
  • PPT bis Office2007 (Microsoft Power Point)
  • Textformate TXT, RTF (Rich Text Format)

Weitere Formate sind nur mit ausdrücklicher Zustimmung der Stadtverwaltung zulässig;  insbesondere sind die Austauschformate für Grafiken (Raster- und Vektorformate, ZIP- und JPEG-Dateien) individuell mit den jeweiligen Fachbereichen abzustimmen.

Verwenden Sie Dateiformate, die von den vorgenannten abweichen, so kann Ihre Mail nicht bearbeitet werden. Im Bedarfsfall wird diese Liste aktualisiert.
Ist Ihre E-Mail an die o.g. VPS nicht verarbeitbar, werden Sie schnellstmöglich darüber informiert. Dies kann  z.B. durch Computerviren, allgemeine technische Probleme oder Abweichungen von den vorstehenden technischen Rahmenbedingungen begründet sein.

Die vorgenannten Hinweise gelten nur für die Kommunikation mit der Stadtverwaltung Wipperfürth. Sie gelten nicht für Verweise auf Angebote von Dritten, wie z. B. anderen Behörden oder Institutionen.