Digitalstrategie der Hansestadt Wipperfürth

Q2 2025

Serviceportal:

Die Hansestadt Wipperfürth hat zum Ende des zweiten Quartals den Entwurf des neuen Serviceportals freigegeben. Ein zentraler Schwerpunkt der Portalgestaltung liegt auf einer guten Nutzbarkeit auf mobilen Endgeräten sowie der barrierearmen Darstellung. Zwar hatte sich zwischenzeitlich die Hoffnung auf eine frühere Inbetriebnahme ergeben, diese ließ sich jedoch aufgrund externer Faktoren nicht realisieren. Das ursprünglich geplante Ziel – eine Veröffentlichung im dritten Quartal – bleibt damit bestehen.
 

Webformular-Editor:

Ein Webformular-Editor wurde eingerichtet und ist betriebsbereit. Das System ermöglicht die Erstellung digitaler Formulare sowie die Abbildung auch komplexerer Workflows. Zum Einstieg konzentriert sich die Verwaltung auf einfach umsetzbare Anwendungsfälle. Intern kam das System bereits zum Einsatz – erste externe Anwendungsfälle befinden sich in der Vorbereitung.
 

EfA-Nachnutzung und Landesportale:

Die elektronische Wohnsitzanmeldung ist seit dem zweiten Quartal im regulären Betrieb. Das digitale Angebot wurde auf Basis eines bundesweit einheitlichen EfA-Dienstes medienbruchfrei an das im Meldewesen verwendete Fachverfahren angebunden.

Q1 2025

Serviceportal:

Bei einem Serviceportal handelt es eine zentrale digitale Plattform, die den Kundinnen und Kunden der Verwaltung einen einfachen und zentralen Zugang zu sämtlichen Verwaltungsdienstleistungen ermöglicht. Es unterscheidet sich von der städtischen Website durch die Fokussierung auf Dienstleistungen und Antragswege, die Möglichkeiten zur Authentifizierung und sicheren Kommunikation mit der Verwaltung und die technische Anbindung an den Portalverbund.

Die Hansestadt Wipperfürth arbeitet gemeinsam mit einem Dienstleister an der Fertigstellung ihres Serviceportals. Für den Feinschliff und die Freischaltung des Portals sind noch einige Workshops notwendig. Ziel ist es, den Bürgerinnen und Bürgern bis zur Jahresmitte ein übersichtliches und nutzungsfreundliches Portal zur Verfügung zu stellen.
 

Webformular-Editor:

Mit einem Webformular-Editor kann die Hansestadt Wipperfürth eigenständig digitale Formulare erstellen und anpassen. Der Anteil digitaler Antragseingänge wird erhöht und der Scan-Aufwand reduziert. Gut konzipierte Anträge werden häufiger vollständig und korrekt ausgefüllt und damit Rückfragen reduziert. Zur Erstellung von Webformularen streben wir die Verwendung eines Editors an, der bereits erfolgreich in den Verwaltungen unseres kommunalen Netzwerks eingesetzt wird. Die möglichen Bezugs- und Hostingvarianten werden derzeit geprüft.
 

E-Payment – Zahlverfahren:

Die Einbindung von PayPal in bestehende digitale Services der Hansestadt Wipperfürth, wie die Beantragung von Urkunden, Meldebescheinigungen oder Registerauskünften, befindet sich in der Umsetzung. PayPal soll als zusätzliches Online-Bezahlverfahren die Auswahl für unsere Bürgerinnen und Bürger wieder erweitern, nachdem im Jahr 2024 Giropay seitens der Betreiber eingestellt wurde.
 

EfA-Nachnutzung und Landesportale:

Die EfA-Initiative (Einer für Alle) ermöglicht es, bereits entwickelte digitale Verwaltungsdienste eines Bundeslandes zu übernehmen und lokal anzuwenden. Durch die Nachnutzung dieser Lösungen sollen Ressourcen gespart und der Verwaltungsaufwand verringert werden. Gleichzeitig wird die Anbindung an übergeordnete Landesportale ermöglicht, um eine bessere Vernetzung und einen einfacheren Zugang zu landesweiten digitalen Verwaltungsangeboten zu schaffen. Was sehr einfach klingt, stellt sich in der Praxis manchmal als die zähsten und kompliziertesten Digitalisierungsprojekte dar – doch Prozesse wie z.B. die elektronische Wohnsitzanmeldung samt Aktualisierung der digitalen Daten auf dem Chip des Personalausweises, sind für eine Kommune nicht in Eigenregie realisierbar.

Die elektronische Wohnsitzanmeldung wurde zum Jahreswechsel technische eingerichtet und innerhalb des ersten Quartals getestet. Weitere Probeläufe mit dem Bürgerservice sind geplant, bevor das digitale Angebot öffentlich beworben wird.

Q2 2025

Innovationslabor:

Als Labor bezeichnet man eine kontrollierte Versuchsumgebung und der Ausgang so mancher Versuche ist ergebnisoffen. Das "Innovationslabor" schafft als Regelrahmen eine sichere Umgebung für digitale Experimente, die auch scheitern dürfen. Der Gedanke dahinter ist, Neues auszuprobieren, ohne zuallererst einen Prüfmarathon hinsichtlich Datenschutz, interner Gremienbeteiligung, Übertragbarkeit auf die Gesamtverwaltung und Vergaberecht vollständig zu absolvieren. Innovation wird erleichtert, wenn ein klarer Rahmen aus den genannten Aspekten, eine begrenzte, aber versuchsfreundliche Umgebung ermöglicht. 

Im Innovationslabor werden neue digitale Werkzeuge unter realen Bedingungen erprobt – nicht flächendeckend, sondern gezielt in kleineren Anwendungsbereichen. So lassen sich digitale Kompetenzen aufbauen, konkrete Bedarfe schärfen und anschließend die Lösungen am Markt fundierter bewerten. Aufgrund kurzfristig geeigneter Einsatzmöglichkeiten wurde die Umsetzungsphase um ein Quartal vorgezogen.

Derzeit werden zwei digitale Werkzeuge für den testweisen Einsatz im Innovationslabor vorbereitet:

• Die Pilotierung eines KI-gestützten Spracherkennungssystems zur Protokollierung von Besprechungen.
• Der Einsatz eines Kollaborationstools mit Fokus auf die Organisation und Abstimmung zahlreicher und schnelllebiger Aufgaben und Teilaufgaben.

Q1 2025

Prozessmanagement – Strategieentwicklung:

Die erste Maßnahme aus dem Handlungsfeld "Prozessoptimierung und -entwicklung" widmet sich einer übergreifenden Strategie für das Prozessmanagement der Verwaltung. Ziel ist es, eine Grundlage zu schaffen, auf der die Prozesslandschaft der Hansestadt Wipperfürth systematisch und nachhaltig angegangen wird. Federführend ist das Team der Organisationsentwicklung.

Q1 2025

KI – Regeln und Kompetenzaufbau:

Seit Juni ist die Dienstanweisung der Hansestadt Wipperfürth zum Umgang mit künstlicher Intelligenz in Kraft. Sie bietet einen Regelrahmen für den dienstlichen Einsatz zunehmend verbreiteter und häufig frei verfügbarer KI-Tools und unterstützt einen sicheren, verantwortungsvollen Umgang mit künstlicher Intelligenz im Arbeitsalltag.

Darauf aufbauend starten ab Juli die ersten Inhouse-Schulungen zur Nutzung generativer KI. Rund 25 Mitarbeitende haben sich bereits in der ersten Woche seit Bekanntgabe des Schulungsangebotes angemeldet. Die Schulungsreihe beinhaltet Workshop-Anteile und eine Gelegenheit zum gegenseitigen Austausch, sowohl in Präsenz als auch online. Nach den ersten vier Terminen ist eine Evaluation des Formats vorgesehen.

Q1 2025

KI – Regeln und Kompetenzaufbau:

Künstliche Intelligenz ist längst in der Verwaltung angekommen – nur nicht in der Breite und schon gar nicht offiziell. Nun gilt es grundlegende Regeln und Handlungsspielräume zu definieren, Kompetenzen aufzubauen und sich auch auf offiziellen Wege dem Thema KI anzunähern. Am 20. Februar 2024 erfolgte die Auftaktveranstaltung des Projektes "KI: Regeln und Kompetenzaufbau" mit anschließender Schulung des Projektteams. Für den Einstieg liegt der Fokus auf ChatGPT und anderer generativer KI.

Erste Entwürfe einer Dienstanweisung wurden im Laufe des Quartals erstellt, diskutiert und weiterentwickelt.

Q2 2025

Elektronische Personalakte:

Die Hansestadt Wipperfürth hat ein Anforderungskonzept für die elektronische Personalakte entwickelt und dieses gemeinsam mit dem Anbieter des bestehenden Dokumentenmanagementsystems umgesetzt. Die Lösung nutzt eine strukturierte, metadatengestützte Ablage und wurde technisch bereits eingerichtet und getestet.

Die Konzeption wurde so ausgestaltet, dass sie sowohl technisch mit dem Standard xdomea als auch organisatorisch nach dem OKEvA-Rahmen konform ist. Für den Start in den Echtbetrieb stehen noch Maßnahmen zur Altregistratur, Aussonderung und Archivierung aus.
 

Pilot – elektronische Fallakte:

Eine Objektakte bezieht sich auf langfristig bestehende und oft umfangreiche Themen wie Gebäude, Grundstücke oder technische Anlagen. Sie enthält alle Informationen, die über einen längeren Zeitraum hinweg zu einem bestimmten Objekt gesammelt werden, und bildet dessen gesamten Lebenszyklus ab. Da sich Dokumente über Jahre hinweg ansammeln, ist die Struktur oft heterogener als bei Fallakten, und die Akte wächst kontinuierlich durch neue Einträge.

Fast wie bei der Fallakte: Ziel dieser Maßnahme ist die Entwicklung einer in möglichst vielen Verwaltungsbereichen verwendbaren, metadatengestützten elektronischen Objektakte. Ein elektronischer Aktendeckel mit auslesbaren Feldern für Objektnummer, Georeferenzierung, Status und weitere Attribute gibt der Akte eine klarere Struktur und ermöglicht die Anwendung automatisierter Workflows.

Die Pilotierung der elektronischen Fallakte ist im Jugendamt vorgesehen und befindet sich weiterhin in der Konzeptionsphase. Diese wurde innerhalb der laufenden Projektlaufzeit verlängert, um zentrale Erkenntnisse aus der Umsetzung der elektronischen Personalakte gezielt einfließen zu lassen.
 

Pilot – elektronische Objektakte:

Eine Fallakte ist eine Sammlung von Dokumenten, die sich auf einen spezifischen Vorgang oder ein laufendes Verfahren beziehen, etwa aus der Leistungs- oder Ordnungsverwaltung. Sie ist eher einheitlich strukturiert und weniger umfangreich, da sie nur die relevanten Informationen zu einem bestimmten Sachverhalt enthält und oft temporär ist – sie wird nach Abschluss des Vorgangs in der Regel archiviert. Aufgrund hoher Fallzahlen werden Abschluss und Archivierung auch relativ schnell notwendig.

Ziel dieser Maßnahme ist die Entwicklung einer in möglichst vielen Verwaltungsbereichen verwendbare metadatengestützten elektronischen Fallakte. Ein elektronischer Aktendeckel mit auslesbaren Feldern für Fallnummer, Datum, Status und weitere Attribute, gibt der Akte eine klarere Struktur und ermöglicht die Anwendung von automatischen Workflows.

Auch für die elektronische Objektakte, die im Bereich Liegenschaften vorgesehen ist, wird die Konzeptionsphase innerhalb der vorgesehenen Projektlaufzeit weitergeführt. Ziel ist es, aus der Einführung der elektronischen Personalakte gewonnene Erfahrungen und Strukturen unmittelbar zu berücksichtigen.
 

Q1 2025

Elektronische Personalakte:

Die elektronische Personalakte dient als entscheidender Schritt zum Ausbau des Dokumentenmanagementsystems der Hansestadt Wipperfürth. Ziel ist es, weniger dokumentenzentriert und zunehmend mit strukturierten Daten zu arbeiten.

Zur Einführung der elektronischen Personalakte wurden im Januar zunächst die bestehenden Strukturen mit ihren Vor- und Nachteilen eingehend betrachtet. Ziel dieser gesonderten Bestandsaufnahme ist ein gemeinsames Verständnis unterschiedlicher Bedarfe und Lösungswege, bevor eine bestimmte konzeptionelle Richtung eingeschlagen wird. Zwei beispielhafte Erkenntnissen: 1. Der Personalservice pflegt bereits hervorragend strukturierte Metadaten, die mit elektronischer Aktenführung besser genutzt werden können. 2. Wo Papier entfällt, entfallen auch Paraphen, Vermerke und Unterschriften auf ausgedruckten Dokumenten. Personalvorgänge betreffen die gesamte Verwaltung und sind somit ein starker Treiber für die digitale Mitzeichnung.

Q2 2025

Karriereseite:

Die redaktionellen Inhalte für die neue Karriereseite der Stadtverwaltung wurden erstellt. Nach finalen Absprachen zum Aufbau und zur Darstellung wurde auch das Layout abgenommen. Letzte technische Schritte zur Übergabe und Inbetriebnahme der Seite erfolgen aktuell.

Q1 2025

IT-Ausstattungskonzept:

Durch die Umsetzung des IT-Ausstattungskonzeptes wird die Mehrheit der Mitarbeitenden bis Ende 2026 mit einem mobilen Arbeitsplatz ausgestattet. Seit 2022 erfolgt die schrittweise Einführung von Laptops, wobei jährlich rund 20 % der Geräte modernisiert werden. Diese Maßnahme schafft die Grundlage für flexibles und effizientes Arbeiten – von der Nutzung moderner Raumkonzepte bis hin zu Workshops und Präsenz-Schulungen direkt am eigenen Gerät.

Lieferengpässe und deutlich zu lange Lieferzeiten stellen die Stadtverwaltung aktuell vor große Herausforderungen.
 

Karriereseite:

Im Rahmen des Projekts Karriereseitewurde an zwei Terminen im Februar 2025 Fotoshootings durchgeführt, bei denen 48 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus verschiedensten Fachbereichen abgelichtet wurden. Das Shooting spiegelt die Vielfalt der städtischen Verwaltung als Arbeitgeberin wider. Die entstandenen Fotografien werden auf der zukünftigen Karriereseite, in Stellenausschreibungen sowie in weiteren Werbemaßnahmen eingesetzt.

Parallel dazu arbeitet das Projektteam in Kooperation mit einem spezialisierten Designunternehmen am visuellen Konzept der Karriereseite. Als nächsten Schritt sind Interviews mit ausgewählten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern geplant, deren berufliche Werdegänge und Erfahrungen in aussagekräftigen Statements präsentiert werden sollen.

Das Projekt befindet sich in einer fortgeschrittenen Entwicklungsphase.

Q1 2025

Verwaltungsübergreifende Maßnahmen im Handlungsfeld "Digitale Stadtentwicklung" sind für das Jahr 2026 angesetzt.